Feedback op de werkvloer: hoe ga je ermee om?

Feedback; niemand is er echt dol op. Het ontvangen ervan is niet altijd leuk, maar het geven van feedback is net zo min een pretje. Heel logisch, maar tegelijkertijd ook jammer. Want goede feedback houdt je scherp, verbetert de kwaliteit van je werk en draagt indirect bij aan een goede werksfeer. Wij doken in de wereld van de feedback en zetten wat tips voor je op een rijtje. Want feedback geven en ontvangen; jij kunt het!

Feedback geven

De basisregel: zorg dat feedback altijd (we herhalen: altijd!) constructief is. De ontvanger moet er iets mee kunnen. Wees niet te negatief, je wilt namelijk iets bereiken: verbetering. Aan negativiteit heeft de ontvanger helemaal niets, en dus bereik je er niets mee. Denk eraan dat niemand perfect is. Iemand kan zichzelf pas ontwikkelen als deze zelf inziet wat er anders kan. Verwar feedback dan ook niet met kritiek, kritiek is namelijk destructief. Ga oplossingsgericht te werk. Maar hoe doe je dit subtiel, zonder iemand te beledigen?

Practice makes perfect – Feedback geven is spannend. Oefenen, oefenen, oefenen is het advies. Alleen door veel te doen leer je de do’s en don’ts kennen. Je zult zien dat het na verloop van tijd steeds makkelijker gaat.

Een goede voorbereiding is het halve werk – Wees voorbereid! Zorg dat je bedacht hebt wat je precies gaat zeggen en op welke manier. Overhaast een gesprek aangaan is nooit een goed idee. Door hoog zittende emoties kan jouw feedback alleen maar verkeerd overkomen.

Wees objectief – Beschrijf datgene wat je wilt benoemen zo objectief mogelijk. Benoem wat het effect hiervan is op jou en hoe je het graag zou willen zien.

Houd het klein, houd het dicht bij jezelf – Praat vanuit jezelf! Vermijd opmerkingen als ‘jij bent altijd te laat’ en ‘iedereen vindt dat je altijd te laat bent’. Uit alleen jouw eigen gevoel en oordeel niet. Een zin als ‘ik heb het gevoel dat er af en toe wat misloopt met je timing’ klinkt een stuk vriendelijker, vind je niet?

Geef de ruimte – Biedt de ontvanger van jouw feedback ook wat ruimte. Laat tijdens een langer gesprek eens een stilte vallen en vraag die ander wat hij vindt van de feedback.

Doseer je feedback – Zorg voor regelmaat. Je snapt zelf ook wel dat eens per jaar al je feedback over een collega uitstorten, niet echt de schoonheidsprijs verdient. Maak er daarom een gewoonte van om met enige regelmaat feedback te geven (alleen als je feedback hebt natuurlijk ;)). Of het nu grote dingen zijn of hele kleine. Doe het bij voorkeur niet te lang na een voorval. Irritaties kunnen snel (en vaak onnodig) hoog oplopen. Dit terwijl je het misschien in vijf minuten had kunnen oplossen.

Maak afspraken – Vind je feedback geven moeilijker dan gedacht? Stel samen met je collega’s feedbackregels op. Een soort leidraad, die voor iedereen helder is. Hierin kun je bijvoorbeeld vastleggen wie feedback geeft aan wie, hoe vaak je elkaar feedback geeft en op welke manier.

BE NICE! – Hallo open deur. Maar we zeggen het toch: wees aardig! Niemand is perfect, iedereen maakt fouten. Pak het rustig aan en heb geduld.

Feedback ontvangen

Feedback ontvangen is moeilijk. Je bent echt niet de enige die even moet slikken als een collega je ergens op aanspreekt. Het kan een gevoel van boosheid oproepen en je bent geneigd direct in de verdediging te schieten. Niet doen! Besef je dat feedback geven ook niet makkelijk is en ga eerst eens in gesprek. Een aantal tips:

Stel je open op – Cliché-alert! Zorg dat je open staat voor feedback. Cliché of niet, het is de basis voor een goed gesprek. Een defensieve houding zet het gesprek direct op scherp. Moet je dan gelijk ‘ja en amen’ zeggen? Absoluut niet. Maar jouw reactie is een stuk sterker wanneer deze rustig en weloverwogen is.

Luister actief – Oren open. Luister goed naar wat er gezegd wordt. Het is misschien makkelijker je kop in het zand te steken, maar dit helpt je niet verder. Laat zien dat je aandacht hebt voor degene die feedback geeft, dit zal de verhoudingen alleen maar ten goede komen. En ook hier geldt: besef je dat de feedbackgever het waarschijnlijk ook heel spannend vindt.

Vraag maar raak – Natuurlijk hoef je niet alle feedback klakkeloos aan te nemen. Vraag vooral om toelichting. Is het je niet geheel duidelijk waarom je deze specifieke feedback krijgt? Vraag hier dan naar. Vat alle informatie nog even samen en vraag of je het zo goed begrepen hebt. Dit voorkomt ruis.

Waardeer de feedback – Het klinkt misschien een beetje suf, maar probeer de feedback te waarderen. Feedback geven is heus geen feestje, iemand doet dit om jou verder te helpen. Die persoon heeft ook de moed bij elkaar geraapt om jou aan te spreken. Bedank hem of haar dan ook gewoon. Kan je het niet mee eens zijn, maar je houdt in ieder geval de eer aan jezelf.

Vraag om tijd – Het is zaak om niet direct in de verdediging te schieten. Dit blokkeert direct het gesprek en daarmee de positieve uitkomst die het zou kunnen hebben. Voel je je aangevallen en wordt het even teveel? Vraag dan tijd om even na te denken over de feedback en kom er later op terug.

Doe er iets mee! – De feedback is binnen, mooi. Tijd om er iets mee te doen. Pak de aangereikte verbeterpunten aan en kijk op welke manier je hier mee aan de slag kunt. Ben je het er helemaal niet mee eens? Ga dan het gesprek aan en biedt een alternatieve oplossing aan.

Onthoud een ding: wie feedback krijgt wordt gezien. In de basis is feedback krijgen is positiefs. Het betekent dat je meetelt en dat mensen willen bijdragen aan jouw leerproces. Niemand investeert tijd en moeite als je het niet waard bent.

Uitzondering op de regel: negatief commentaar
In principe is feedback altijd met goede intenties. Iemand wil je laten groeien, omdat deze persoon die potentie ziet in jou. In enkele gevallen krijg je, laten we het op z’n Hollands zeggen, gewoon een bak negativiteit over je heen. Probeer in zo’n geval duidelijk te vragen wat voor verbeteringen de ander van jou wenst. Vraag gericht ‘hoe kan ik dit verbeteren?’. Komt er geen concreet antwoord? Bedank dan voor het gesprek en beëindig het. Indien mogelijk pak je het verder op met een leidinggevende.

Feedback: Leuker kunnen we het niet maken, makkelijker wel ;).